Taakomschrijving hofmeesters:
In vervolg op ons eerste voorstel voor de organisatie van het beheer van ons Hofhuys is heel positief gereageerd, zijn we blij mee. Met de daarbij doorgegeven opmerkingen/wensen zal rekening gehouden worden, waar nodig zal nog contact opgenomen worden. Om te beginnen gaan we na de opening (waarschijnlijk eind oktober) van start met wekelijkse hofmeesters volgens een nader vast te stellen rooster, waarbij de leden van het beheers bestuur (Ad, Liesbeth, Peter en Hannah) de eerste vier weken voor hun rekening zullen nemen. In die weken zullen de leden van de hofhouding nauwlettend in de gaten houden of het werkt zoals we voor ogen hebben. Waar nodig zal de taakomschrijving van de hofmeesters aangepast worden en zullen oplossingen bedacht worden voor problemen die zich wellicht zullen voordoen.
De werkgroep hofhouding heeft zich intensief beziggehouden met het opstellen van een taakomschrijving van de hofmeesters, waaruit het volgende voorstel is voortgekomen.
Taakomschrijving hofmeesters
- De hofmeester periode loopt van maandag t/m zondag.
- Op maandag check je bij het openen het logboek om te zien of er bijzonderheden zijn.
- Op zondagavond leg je het logboek klaar voor de hofmeesters van de volgende week.
- De meegenomen was wordt in de loop van de week weer (schoon) teruggebracht.
- Dagelijks: opstart om 10.00 uur, zie het takenlijstje van de sluitronde. Alles wat afgevinkt is hoeft ’s morgens niet meer gedaan te worden. In de loop van de dag loop je eventueel nog eens binnen, maar is niet noodzakelijk. De gebruikers zetten zelf koffie, ruimen hun eigen rommel op en laten ‘t Hofhuys netjes achter.
- Sluiten om 22.00 uur.
Takenlijst
- Huiskamer opruimen
- Indien nodig vaatwasser aanzetten/uitruimen
- Gevonden voorwerpen verzamelen, evt. in logboek noteren
- Toiletten checken/ toiletpapier aanvullen/vuilnisbakje legen
- Voorraad checken en (dreigende) tekorten melden bij de hofhouding (Marian)
- Logboek invullen (klachten, complimenten, suggesties e.d.)
- Storingen/ gebreken melden bij de hofhouding (Gerwin)
- Werkplaats en atelier checken (verlichting uit, ramen dicht, werkplaats afsluiten)
- Terrasdeuren afsluiten, wie nog aanwezig is gaat later door de hoofdingang naar buiten
- Eventueel wasgoed/afval mee naar huis nemen
- Ramen dicht en verlichting uit, als er geen mensen meer zijn.
- Afsluiten
Taakomschrijving werkgroep Hofhouding
De werkgroep hofhouding begeleidt het dagelijks gebruik van ’t Hofhuys. De leden van de werkgroep zijn voorwaardenscheppend bezig: voorraden en materialen bijhouden, roosters en gebruiksaanwijzingen verzorgen, storingen/gebreken laten verhelpen, onderhoud (zoals maandschoonmaak, ramen lappen) organiseren.
Werkgroep Hofhouding valt onder de verantwoordelijkheid van de Beheersvereniging Zilverhof. Hannah Dijk kijkt vanuit de beheersvereniging mee.
We horen graag wat jullie van ons voorstel vinden. Opmerkingen/aanvullingen/ideeën/suggesties graag via haar mailadres: hannahdijk@gmail.com.
De Hofhouding:
Ons Hofhuys wordt iedere dag mooier, wat zullen we er met z’n allen van kunnen genieten als alles klaar is voor dagelijks gebruik. De opening laat nog even op zich wachten, maar als het zover is moet het dagelijks beheer geregeld zijn, daar houdt de werkgroep hofhouding zich al een poosje mee bezig.
‘t Hofhuys is van en voor alle Zilverhofbewoners. Dat betekent dat we met elkaar verantwoordelijk zijn voor het beheren en onderhouden van het gebouw. Het functioneert straks als onze gemeenschappelijke huiskamer, iedereen mag en kan er dan gebruik van maken. Dat betekent ook dat voor het dagelijks beheer van iedereen een bijdrage wordt verwacht. Om dit te stroomlijnen doen we het volgende voorstel:
Elke week zijn er twee hofmeesters die ‘t Hofhuys beheren: een
2-persoonshuishouden of twee 1-persoonshuishoudens. Dit wordt in een rooster vastgelegd, waarbij onderling geruild kan worden.
Wat er van de hofmeesters wordt verwacht leggen we vast in een taakomschrijving, die naarmate de tijd vordert op basis van ervaring vast nog bijgesteld zal worden. Er wordt gewerkt aan een duidelijke taakomschrijving, maar globaal kun je denken aan het opstarten en sluiten, het logboek invullen (klachten, complimenten, suggesties e.d.), voorraad bijhouden, gebreken signaleren en melden, de vaatwasser in-/uitruimen. De week loopt van maandag t/m zondag. Om 10:00u is de opstart, om 23:00u de sluitronde.
Voor het grotere onderhoud (zoals ramen wassen/vloeren dweilen e.d.) worden vrijwilligers ingeschakeld.
De werkgroep hofhouding is druk met de voorbereidingen om straks het onderhoud en beheer goed te laten verlopen. De specifieke taken zijn als volgt zijn verdeeld:
Cees van Hout: coördinator
Gerwin Kirchner: aanspreekpunt / algemene zaken
Marian Doesburg: voorraadbeheer / inkopen
José Manders: kalender / reserveringen
Agnes Verheggen: rooster hofmeesters / coördinator schoonmaak
Voorlopig denkt Hannah Dijk vanuit het beheersbestuur mee over alle ins en outs die bedacht en geregeld moeten worden.
We horen graag wat jullie ervan vinden, zodat we dat mee kunnen nemen in onze verdere beraadslagingen. Reacties, opbouwende kritiek, waardevolle suggesties en leuke tips zien we tegemoet op hannahdijk@gmail.com.
Hofhoudingoverleg
Leden werkgroep Hofhouding
Cees van Hout
coördinator
Gerwin Kirchner
aanspreekpunt en
algemene zaken
Jose Manders
kalender en reserveringen
Agnes Verheggen
rooster hofmeesters en
coördinator schoonmaak
Marian Doesburg
voorraadbeheer en inkopen